7 pasos para organizar un evento de éxito - BLOG POMETA
7 pasos para organizar un evento de éxito

7 pasos para organizar un evento de éxito

¡El sábado día 13 montamos una buena en el Bacoa Burger de Lleida!

El nuevo restaurante quería darse a conocer en la ciudad y organizamos un evento en la misma plaza donde se encuentra.

Ideamos una masterclass de Street Art de la mano de Llukutter, un artista urbano leridano, que nos transmitió su pasión a todos aquellos que quisieron participar.

Arte urbano masterclass Llukutter Bacoa Lleida Pometa Gràfica

El DJ de Lleida, Mackaulin, amenizó la tarde con su música e hizo que el ambiente fuese genial.

Dj música ambiente Mackaulin Bacoa Lleida Pometa Gràfica

¡Y además, con cervezas Moritz y mini hamburguesas Bacoa gratuitas!

¿Buen plan verdad?

Hamburguesa cata Bacoa Lleida Pometa Grafica

Si tienes un negocio y te gustaría organizar un evento de estas características, para darlo a conocer, augmentar el tráfico al local o fidelizar a tus clientes…

Te interesa lo que leerás a continuación.

Te explicamos como organizamos en la Pometa, un evento de éxito.

  1. Lluvia de ideas

El primer paso es definir todas las ideas iniciales que puedan encajar con el objetivo propuesto por el cliente.

Una vez hecha la lluvia de ideas, se decide la mejor opción, teniendo en cuenta los recursos disponibles, el público al cual va destinado y la finalidad del evento.

Como consejo, es recomendable no ser demasiado ambicioso, ya que tenemos que crear un evento acotado a las necesidades y a las posibilidades.

El tipo de evento tiene que encajar también con la filosofía, los valores y la misión de la marca o empresa que lo organice.

  1. Permisos

Para organizar un evento en la calle o un espacio público, es muy importante pedir permisos al ayuntamiento de la localidad donde lo quieras realizar.

Este aspecto es tan imprescindible como tedioso.

El ayuntamiento tiene que saber de qué tratará exactamente el evento, que actividades se van a realizar, los horarios y sobretodo si habrá actuaciones musicales o de otra índole.

Es un tramite que tarda cierto tiempo, por este motivo os recomendamos que organicéis el evento con cierta antelación para poder afrontar los contratiempos que surjan. El tiempo, nunca sobra. 😛

Del mismo modo, es muy importante la localización del evento.

Está muy bien optar por una plaza o una calle céntrica de la ciudad, ya que si lo hacemos en un lugar escondido, menos gente se unirá a participar.

Lo ideal es hacerlo es lugares clave, concurridos y escoger muy bien la fecha y el horario.

  1. Organización del evento

Organización evento permisos Bacoa Lleida Pometa Gràfica

Como dice el título, “organización del evento”…

Para que todo salga bien se requiere de eso, organización, mucha organización.

Si no planificamos todo al detalle, cualquier cosa puede salir mal y que tu evento sea un auténtico desastre.

Ya sea un evento pequeño o grande, es clave crear un documento con toda la organización, los detalles, la operatividad, los recursos materiales y humanos que se destinaran, los roles y responsabilidades de todo el mundo, etc.

En nuestro caso, el mismo día del evento – el llamado Día D– se tenían que gestionar las actividades, juntamente con los turnos de la masterclass y su duración, la cocina y barra, el equipo de sonido…

  1. Campaña de notoriedad

Campaña notoriedad Bacoa Lleida Pometa Gràfica

Vale, ya tenemos los permisos y conocemos toda la operatividad.

Ahora hace falta público, mucho público para que sea un éxito. 

Para dar a conocer cualquier evento o acto, necesitamos lanzar una campaña publicidad. Tanto en medios online como offline en función del presupuesto.

Se ha de llevar a cabo una campaña de notoriedad a lo largo de los días previos al acto. La idea es captar el público potencial, generar hype, y en el caso de nuestro evento para Bacoa, generar preinscripciones en las actividades.

A parte, es importante también hacer publicidad online a través de las redes sociales, ya que es el lugar idóneo donde captar personas a las cuales les interesará el evento. Pero a la vez, hay que potenciar la notoriedad offline, como por ejemplo colgando carteles en los lugares más importantes de la ciudad.

Por otro lado, para gestionar las inscripciones a las actividades, se tiene que abrir un formulario, en este caso, se abrió para organizar los turnos de la masterclass y para saber concretamente cuanta gente participaría.

También hay que dejar claro si el evento será gratuito o no y todo lo que ofrecerá.

En el caso del Bacoa, la posibilidad de comer hamburguesas y beber cerveza de forma totalmente gratuita. ¡Todo un gancho!

  1. Cobertura del evento

Cobertura evento Bacoa Lleida Pometa Gràfica

No todo queda en la preparación previa.

Hay que pensar en dar mucho bombo durante y después del evento. Después de todo el curro, hay que exprimirlo a saco. 😛

Con tal de llegar a más clientes potenciales, hay que cubrir los eventos, mediante vídeos y fotografías y compartirlas en las redes sociales.

También es buena idea hacer vídeos en directo -live videos- en las redes sociales que lo permitan, como Instagram o Facebook.

Si un evento no está en la red, es como si no existiera.

  1. Seguimiento

Seguimiento evento Bacoa Lleida Pometa Gràfica

No todo acaba una vez finalizado el evento, aún queda mucho por hacer.

Una tarea muy importante es editar las fotografías para compartirlas en las redes sociales o también hacer un montaje con todos los fragmentos de vídeo obtenidos en la grabación del evento.

Por otro lado, el cliente que nos contrata para organizar el evento tiene que poder ver los resultados, si se han cumplido los objetivos esperados o no.

Así pues, el cliente tiene que tener las herramientas para poder hacer una valoración del evento.

  1. Resultado

Resultado evento Bacoa Lleida Pometa Gràfica

¡Siguiendo este proceso, organizamos un evento dinámico, variado y divertido que gustó a todo el mundo que asistió!

Y vosotros, ¿tenéis experiencia organizando un evento?

¡No dudéis en contactarnos si tenéis en mente organizar uno!