7 passos per a crear un esdeveniment d'èxit - BLOG POMETA
7 passos per a crear un esdeveniment d’èxit

7 passos per a crear un esdeveniment d’èxit

Dissabte dia 13 d’abril vam muntar-ne una de bona al Bacoa Burger de Lleida!

El nou restaurant volia donar-se a conèixer a la ciutat i vam organitzar un esdeveniment a la mateixa plaça on es troba.

Vam idear una masterclass de Street Art de la mà de Llukutter, un artista urbà lleidatà, que va transmetre la seva passió a tothom qui va voler participar.

Art urbà masterclass Llukutter Bacoa Lleida Pometa Gràfica

El DJ de Lleida, Mackaulin, va amenitzar la tarda amb música i va fer que l’ambient fos genial.

Dj música Mackaulin Bacoa Lleida Pometa Gràfica

I a més, amb cerveses Moritz i mini hamburgueses Bacoa gratuïtes!

Bon pla, veritat?

Hamburguesa Bacoa Lleida Pometa Gràfica

Si tens un negoci i t’agradaria organitzar un esdeveniment d’aquestes característiques, per donar-lo a conèixer, augmentar el tràfic al local o fidelitzar als teus clients…

T’interessa el que llegiràs a continuació.

T’explicarem com organitzem a la Pometa, un esdeveniment d’èxit.

  1. Pluja d’idees

El primer pas és definir totes les idees inicials que puguin encaixar amb l’objectiu proposat pel client.

Una vegada s’hagi fet la pluja d’idees, es decidirà la millor opció, tenint en compte els recursos disponibles, el públic al qual va destinat i la finalitat de l’esdeveniment.

Com a consell, és recomanable no ser massa ambiciós, ja que hem de crear un esdeveniment acotat a les necessitats i a les possibilitats.

El tipus d’esdeveniment ha d’encaixar també amb la filosofia, valors i missió de la marca o empresa que l’organitzi.

  1. Permisos

Per a organitzar un esdeveniment al carrer o en un espai públic, és molt important demanar permisos a l’ajuntament de la localitat on ho vulguis realitzar.

Aquest aspecte és imprescindible com tediós.

L’ajuntament ha de saber de què tractarà exactament l’esdeveniment, quines activitats es realitzaran, els horaris i sobretot, si hi haurà actuacions musicals o d’una altra índole.

És un tràmit que tarda cert temps, per això us recomanem que organitzeu l’esdeveniment amb certa antelació per tal de poder afrontar els contratemps que sorgeixin. El temps, mai sobra. 😛

Al mateix temps, és molt important la localització de l’esdeveniment.

Està molt bé optar per una plaça o un carrer cèntrics de la ciutat, ja que si ho fem en un lloc amagat, menys gent s’unirà a participar.

L’ideal és fer-ho en llocs clau, concorreguts i escollir molt bé la data i l’horari. 

  1. Organització de l’esdeveniment

Com diu el títol, “organització de l’esdeveniment”…

Perquè tot surti bé es requereix això, organització, molta organització.

Si no planifiquem tot al detall, qualsevol cosa pot sortir malament i que el teu esdeveniment sigui un autèntic desastre.

Sigui un esdeveniment petit o gran, és clau crear un document amb tota l’organització, els detalls, l’operativitat, els recursos materials i humans que es destinaran, els rols i responsabilitats de tothom, etc.

En el nostre cas, el mateix dia de l’esdeveniment – l’anomenat Dia D – s’havia de gestionar les activitats, juntament amb els torns de la masterclass i la seva duració, la cuina i barra, l’equip de so…

  1. Campanya de notorietat

Campanya notorietat Bacoa Lleida Pometa Gràfica

Vale, ja tenim els permissos i coneixem tota l’operativitat.

Ara fa falta públic, molt públic perquè sigui un èxit. 

Per tal de donar a conèixer qualsevol esdeveniment o acte, necessitem llançar una campanya de publicitat. Tant en mitjans online com offline en funció del pressupost.

S’ha de dur a terme una campanya de notorietat al llarg dels dies previs a l’acte. La idea és captar el públic potencial, generar hype, i en el cas del nostre esdeveniment per a Bacoa, generar preinscripcions a les activitats.

A part, és important també fer publicitat online a través de les xarxes socials, ja que és un lloc idoni on captar persones a les quals els interessi l’esdeveniment. Però al mateix temps, s’ha de potenciar la notorietat offline, com per exemple penjant cartells als llocs més importants de la ciutat.

D’altra banda, per tal de gestionar les inscripcions a les activitats, cal obrir un formulari, en aquest cas, es va obrir per a organitzar els torns de la masterclass i saber concretament quanta gent participaria.

També s’ha de deixar clar que l’esdeveniment serà gratuït i tot el que s’oferirà.

En el cas del Bacoa, la possibilitat de menjar hamburgueses i beure cervesa de forma totalment gratuïta. Tot un ganxo!

  1. Cobertura de l’esdeveniment

Cobertura esdeveniment Bacoa Lleida Pometa Gràfica

No tot queda en la preparació prèvia.

S’ha de pensar a fer molt soroll durant i després de l’esdeveniment. Després de tota la feina, s’ha d’esprémer al màxim. 😛

Per tal d’arribar a més clients potencials és molt bona opció cobrir l’esdeveniment, per mitjà de vídeos i fotografies i compartir-les a les xarxes socials.

També és bona idea fer vídeos en directe -live videos- a les xarxes socials que ho permetin, com Instagram o Facebook.

Si un esdeveniment no està a la xarxa, és com si no existís.

  1. Seguiment

Seguiment esdeveniment Bacoa Lleida Pometa Gràfica

No tot acaba un cop es dóna per finalitzat l’esdeveniment, sinó encara queda molt per fer.

Una tasca important és editar les fotografies per tal de compartir-les a les xarxes socials o també fer el muntatge amb tots els fragments de vídeo obtinguts de la gravació de l’esdeveniment.

D’altra banda, el client que ens ha contractat per organitzar l’esdeveniment ha de poder veure els resultats, si s’han complert els objectius esperats o no.

Així doncs, el client ha de tenir les eines per a poder fer una valoració de l’esdeveniment.

  1. Resultat

Resultat esdeveniment Bacoa Lleida Pometa Gràfica

Seguint aquest procés vam organitzar un esdeveniment dinàmic, variat i divertit que va agradar a tothom que hi va assistir!

I vosaltres, teniu experiència organitzant esdeveniments?

No dubteu en contactar-nos si teniu al cap organitzar-ne un!